Réunion
exceptionnelle pour préparer la soirée « Saveurs d’ailleurs » du 26
octobre 2013.
Ordre du jour :
1.
Nombre
d’inscrits et nombre total de convives
2.
Achats
des boissons et prix de vente
3.
Logement
des visiteurs et participation ou non des logeurs au repas
4.
Définitions
des tâches
5.
Déroulement
du programme (bourriche, plan de table etc…)
Présents :
Marie-Luce Beaussier, Eeva Bernardon, Jacques Bernardon, Claude Clavière,
Annick Corbeels, Claudine Goubard, Agnès Hubert, Colette Huet, Daniel
Lonchampt, François Tulasne.
Excusée :
Isabelle Delugre, Guylaine Edelin
1. Nombre d’inscrits.
Avec les
nouvelles inscriptions de Claude, nous avons 101 adultes et 8 enfants inscrits.
On prévoit donc de servir 110 repas. Il n’est donc pas possible de payer 150
repas commandés trop tôt par Françoise en Belgique. Jacques rappelle que cette
soirée est pour le comité une des deux manifestations qui nous permettent des
recettes, il est donc impossible de dépenser plus que nous gagnerons avec le prix
des entrées, la buvette et la bourriche.
2. Achats des boissons et prix de vente.
A propos
d’achats, Françoise Delmotte a demandé 600€ d’acompte. Il est discuté de la façon de payer cet acompte et
le solde à moindre coût bancaire.
Nous
faisons la liste des achats de boissons et de leurs prix à la buvette. Daniel
se charge des achats de boissons.
3. Logement des visiteurs.
Il reste
à loger une famille (2 adultes et 2 enfants qui viennent pour la première fois
et qui arriveront le vendredi). Annick propose de les prendre à la place du
cuisinier.
4. Définition des tâches.
Françoise,
le professeur de cuisine de Frasnes, imprime-t-elle les menus ?
Claude
ira chercher la vaisselle (du Comité des fêtes et du comité de jumelage) à la
chapelle. Nous dressons la liste des besoins, les belges arrivent le vendredi
donneront plus de précisions sur ce qui est nécessaire en cuisine. Eeva a
réservé les saladiers d’Artannes.
Il faudra
aussi apporter des grilles pour présenter des photos.
Marie-Luce
se charge de la communication avec les belges et du plat pour les enfants.
Colette fera l’entrée du repas/enfants. Annick, Agnès, Joëlle s’occuperont de
la répartition des inscrits aux tables
et de la décoration florale. Olivier assure la préparation de
l’apéritif.
Jacques aura
la responsabilité de l’animation autour de la bourriche.
Nous
avons besoin des autres membres du bureau et de toutes les bonnes volontés
-
pour
préparer la salle Cocteau samedi à 10h (mise en place des tables …),
-
à
16h30 pour tartiner les toasts d’apéritif et aider en cuisine.
-
10
personnes pendant le repas pour le service sur plateau et le retrait des
assiettes
-
3
personnes en cuisine pour laver la vaisselle
-
quelques
personnes à la buvette et pour la pompe à bière
-
Une
dizaine de personnes pour ranger la salle après la soirée.
Il faut
commander 10 baguettes samedi.
Jean-Pierre
Noirot peut assurer la partie technique pour la sonorisation.
Marie-Luce
travaille à l’animation.
5. Déroulement du programme :
- Accueil à 19h (avec Annick)
- Apéro servi à l’entrée, en buffet puis chacun
regagne sa table.
- Présentation du « lundi perdu » en
Belgique (par Freddy, président du Comité de jumelage de Frasnes).
- Entrées servies sur plateau et chariots.
- Projection d’extraits du film sur le pays des
collines.
- Quelqu’un se promène avec la veste à boutons
préparée par Marie-Luce.
- Début des
ventes de billets (1€) pour la
bourriche (3 vendeurs sont nécessaires).
- Plat principal servi sur plateau.
- Diaporama de BD belges préparé par Marie-Luce.
- Attribution de la bourriche.
- Dessert servi sur plateau.
- Fond sonore de chanteurs belges.
- Possibilité d’une expo des peintures d’Yvonne
Coiffard
Fin de la réunion à 20h15.
Prochaine réunion, jeudi 7 novembre 2013 à 18h30 place
de l’église.
Rappel, réunion mensuelle à
Truyes le lundi 18 novembre à 20h30 pour
préparer la journée de l’Europe 2014.
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