CR N°5 du 5 avril 12

Ce compte rendu est distribué à tous les adhérents du comité de jumelage ainsi que publié comme toujours sur le blog.

A l’ordre du jour :

1. La fête de l’Europe du 5 mai
2. Accueil de Frasnes du 25 au 28 mai
3. Questions diverses

Présents : Eva Bernardon, Jacques Bernardon, Isabelle Delugré, Guylaine Edelin, Claudine Goubard, Colette Huet, Daniel Lonchampt, François Tulasne.

Excusés : Claude Clavière, Marie-Jeanne Couderc, Annick Corbeels, Louis Gourio.

1. La fête de l’Europe le 5 mai 2012 sur le thème « l’Europe à travers sa musique et son folklore ».

Daniel rappelle que dans la dernière lettre d’information de mars, une pièce jointe (à ouvrir !) appelait les adhérents à s’inscrire pour apporter de l’aide lors de toutes les activités de cette journée et aussi réserver les places au repas du soir. Il remercie les quelques adhérents qui ont répondu positivement ou négativement mais relancera l’appel par un courriel.

Nous avons besoin de bénévoles pour :

a)      faire les achats la veille (vendredi 4)

b)      monter les stands le matin dès 8 h, pour les décorer, pour tenir notre stand et celui des jeunes de 11h à 18h (10 personnes)

c)      animer un atelier gonflage de ballons à l’hélium le matin

d)      organiser et servir 100 repas froids du déjeuner salle Jean Marais (6 personnes) 

e)      préparer la salle Cocteau et les tables du dîner (10 personnes), installer la décoration florale sur les tables

f)       recuire en cuisine la carbonnade puis la servir au dîner (4 personnes)

g)      tenir la buvette

h)      démontage des stands

i)        rangement et nettoyage de la salle.

Daniel rappelle qu’il faut s’inscrire pour le dîner : 15€ le repas.

Il déplore qu’en cette période d’élections, les calendriers d’attribution de subventions soient décalés, ainsi nous n’avons pas de réponse de la Région à la demande qui a été déposée. La prochaine réunion de commission d’attribution des subventions aura lieu le 11 mai, après la fête.

A ce jour, 9 jeux de 7 familles réalisés par les enfants sur le thème « musique et folklore en Europe » sont déjà annoncés. Comment seront-ils récompensés ?  Un diplôme au minimum, un bon d’achat « Cultura » si le budget révisé le permet.

Les petits du centre de loisir (CLSH) de Monts ont fabriqué des chapeaux décorés aux couleurs des 27 pays. Ils défileront pendant la fête.

Daniel donne le chiffrage du coût d’une nouvelle banderole avec velcros pour la fête de l’Europe 2012 et les autres à venir, peut-être pourrait-elle être sponsorisée par l’OTVI qui s’est déjà engagé à rembourser la réparation de la banderole abimée.

Les affiches (A3 et A4) et les flyers (A6) seront imprimés et remis aux 7 autres comités de jumelage à la réunion du 12 avril ; Nous réfléchissons où distribuer les nôtres (boulangeries, super U, médiathèque).

Les invitations pour les VIP (région, département, communes de la CCVI, Maison de l’Europe …) seront envoyées le 12 avril.

Il reste à préciser quelques détails de l’organisation de  la journée entre l’inauguration à 11 h   et la découverte de l’arbre de mai à 17h. 12 associations sont prêtes à intervenir sur la parquet de 100 m2 installé à cet effet sur la pelouse.

L’essentiel du programme est à consulter sur la feuille de l’info municipale. Il sera finalisé lors d’une réunion le 12 avril prochain, qui réunira tous les intervenants de la fête.

Le vendredi 4, les services techniques auront déjà apporté et entreposé le matériel. Un plan de tout ce qui devra être implanté près de l’Espace Cocteau est en cours de réalisation.

2. Accueil de Frasnes.

En l’absence de Marie-Luce, ce sujet est reporté. Le programme de la visite sera publié dans la lettre d’information d’avril.

3. Questions diverses

Accueil de nos jumeaux dès le 4 mai : nous réfléchissons à la possibilité de réunir 7 allemands, 4 belges et les français qui les accueillent pour un barbecue par ex. aux Griffonnes le vendredi soir et le dimanche soir. En plus des grillades, chaque famille apporterait son panier avec vaisselle, salade, fromage, dessert.

Faut-il prévoir des occupations communes pour le dimanche ?

Fin de la réunion à 20h.

Prochaine réunion le jeudi 3 mai 2012 à 18h 30, place de l’église. Les réunions du bureau sont ouvertes à tout adhérent.